Köln: Ton ab, Webcam an: Die weltweite virtuelle Zusammenarbeit ist einfacher und selbstverständlicher denn je – auch bei den engen wirtschaftlichen Beziehungen zwischen den USA und Deutschland. Nancy Rienow, Amerikanerin und interkulturelle Trainerin bei den gemeinnützigen Carl Duisberg Centren, hat Tipps für die erfolgreiche Kommunikation mit US-Amerikanern per Zoom & Co.
Small-Talk is the Key
Zeit ist Geld, in Deutschland wie auch in den USA. Aber wie im persönlichen Gespräch, ist Small Talk in virtuellen Meetings das Salz in der Suppe und keine Zeitverschwendung. Denn ein harmonisches Arbeitsumfeld mit angenehmem sozialem Umgang ist für das Selbstbild und die Wertschätzung vieler US-Amerikaner erwünscht. Zwischengespräche und zusammen Lachen gehören zur amerikanischen Meeting-Kultur. Vermeiden Sie in jedem Fall einen direkten Themeneinstieg. Dieser wirkt abrupt und kalt. Nehmen Sie sich stattdessen Zeit für einen freundschaftlichen Austausch – auch wenn es oberflächlich klingt. Versuchen Sie es mit Herzlichkeit und echtem Interesse. Oder stellen Sie ein paar Fragen, bevor jemand zum Thema überleitet.
Let’s talk about
Anders als per Mail oder Telefon ist man im virtuellen Raum über den persönlichen Kontakt näher dran an aktuellen Entwicklungen vor Ort. Kritische Themen ansprechen, ja oder nein? Themen wie etwa COVID-19 können Sie kurz oberflächlich ansprechen, um Interesse an der Lage vor Ort zu zeigen. Fokussieren Sie das Gespräch aber auf persönliche Aspekte, wie die Frage nach dem Wohlbefinden von Familien- und Freundeskreis und achten Sie auf die Reaktion Ihres Gesprächspartners. Sport, Arbeit, Urlaub oder Kultur sind immer dankbare Gesprächsanlässe. Oder zeigen Sie Anerkennung für erbrachte Leistungen des Gegenübers. Lob ist herzlich willkommen – auch für normale Aufgaben. Denn in den USA sind Erfolgserlebnisse sehr wichtig für die persönliche Identität.
Vorsicht Fettnapf
Debatten über Maskenpflicht und den Umgang mit Corona dagegen sind kein guter Aufhänger für einen harmonischen Small Talk. Vorsicht daher bei allem, was Politik, soziale Klassen, Religionen und Minderheiten angeht. Auch wenn Sie zu diesen Themen nach Ihrer Meinung gefragt werden, ist das keine Vorlage für eine Diskussion. Antworten Sie sehr vorsichtig und möglichst neutral und wechseln Sie, wenn möglich, das Thema. Seien Sie sich immer Ihrer Position als Außenstehender bewusst und gehen Sie nicht davon aus, dass andere derselben Meinung sind.
Time for Business
Small Talk gut und schön. Doch wie schaffen oder erkennen Sie eine Überleitung zum eigentlichen Thema? Gerade virtuell ist es hilfreich, sprachliche Feinheiten zu beherrschen und die Zeichen für einen Themenwechsel zu erkennen. Tendenziell ist amerikanischer Small-Talk länger als in Deutschland, obwohl es regionale Unterschiede gibt: Südstaaten, Westküste und mittlerer Westen nehmen sich dafür mehr Zeit als der Nord-Osten. Wenn Sie selbst das Meeting angesetzt haben, sollten Sie zum Thema überleiten. Ähnlich wie im Deutschen hilft hier ein „so“, „okay“, „how about we get down to business?“ oder „let’s focus on our topic now”. Ansonsten warten Sie lieber ab, bis die einladende Person zum geschäftlichen Teil überleitet.
Alles klar
Auch in den USA kommuniziert man direkt, aber auf andere Weise als in Deutschland. Klarheit ist das Ziel, im virtuellen Raum noch mehr als im realen Kontakt. Wiederholung ist dabei das Mittel der Wahl. Das Wiederholen von Sachverhalten unterstreicht eine Einigung oder ein gemeinsames Verständnis. Sätze wie „let’s just recap this“ oder „just to make sure we’re on the same page” unterstreichen dies. Auch wenn Ihnen Dinge klar sind: Verwenden Sie explizit diese Sätze, damit alle anderen Gesprächspartner im Boot sind. Sie haben eigene sprachliche oder inhaltliche Unklarheiten? Greifen Sie zu offenen Fragen. Statt „I didn’t understand that“ stellen Sie Fragen wie „what exactly did you mean by…?“. Oder wiederholen Sie, was Sie verstanden haben und lassen Sie Ihr Gegenüber die Lücken füllen.
Kurz und knackig
Vor allem bei Präsentation im virtuellen Raum heißt es: Weniger ist mehr. Deutsche nennen oft viele Details. Wenn etwas nicht explizit gesagt wird, existiert es nicht. Amerikaner sind mehr an der praktischen Anwendung der Infos interessiert. Wenn Sie Hintergrundwissen benötigen, fragen Sie danach. Kommen zu viele Details, könnte die Frage kommen, wann Sie endlich zum Punkt kommen. Denken Sie nicht, dass eine kürzere Präsentation zu oberflächlich wirkt oder Ihrer Kompetenz nicht gerecht wird. Nennen Sie erst die Lösung, dann den Weg dahin. Begrenzen Sie sich auf das Nötigste und gliedern Sie gut, damit die Zuhörer nicht von Hintergrundwissen und Detailflut überwältigt werden.
Der Ton macht die Musik
Lebendige Sachdiskussionen, wie sie in deutschen Büros und auch auf deutschen Bildschirmen durchaus üblich und geschätzt sind, empfinden US-Amerikaner schnell als zu ernst oder zu kämpferisch. Beschäftigen Sie sich deshalb mit Ihrer virtuellen Wirkung und achten Sie hier besonders auf Ihre Intonation und Körpersprache. Vermeiden Sie eine zu intensive oder aggressive Tonlage und versuchen Sie es mit einem offenen und interessierten Blick. Verschränkte Arme kombiniert mit seltenem Blickkontakt empfindet Ihr virtuelles Gegenüber als abweisend. Tipp: Amerikaner schätzen einen offenen Blickkontakt. Damit dieser am Bildschirm besser glückt, platzieren Sie eine Webcam mittig vor dem Bildschirm oder erhöhen Sie diesen.
Gut verpackt
US-Amerikaner sind im weltweiten Vergleich für einen sehr direkten Kommunikationsstil bekannt: Bei der Äußerung von Kritik und dem Zuweisen von Aufgaben sind sie jedoch um ein Vielfaches zurückhaltender. Verpacken Sie Kritik gerade im virtuellen Raum, indem Sie sie mit positiven Themen oder Lob beginnen und abschließen. Verwenden Sie neutrale Wörter und Formulierungen wie „unfortunately“ oder „it seems that“ und vermeiden Sie, wenn möglich, die direkte Ansprache mit „you“. Auftauchenden Spannungen oder Streitpunkten begegnen amerikanische Kollegen, indem sie Harmonie herstellen, indem sie zum Beispiel sagen: „Maybe we can talk about that later”, “that’s not so important at the moment”, “I’m sorry, maybe I misunderstood you”, “we’ll find a solution for this”. Regeln Sie Unstimmigkeiten lieber im Nachhinein unter vier Augen.
Feierabend gibt es nicht
Große Flexibilität ist in Sachen Arbeitszeit gefragt: Rechnen Sie mit Terminvorschlägen auch außerhalb Ihrer Bürostunden. Viele US-Amerikaner fangen sehr früh an zu arbeiten, ein Meeting um sieben Uhr morgens ist keine Seltenheit. Eine strenge Trennung zwischen Privat- und Arbeitsleben gibt es nicht und ähnliches erwartet man auch von seinen Geschäftspartnern. An virtuellen Terminen nimmt man auch von zuhause aus teil oder aus dem Auto während der Fahrt zur Arbeit, wenn es zeitlich nicht anders möglich ist. Merken Sie bei Terminplanungen an, welche Zeit Ihnen am besten passt. Aber stellen Sie sich darauf ein, dass amerikanische Geschäftskunden Sie gegebenenfalls auch im Urlaub kontaktieren. Denn: Auch im virtuellen Raum ist der Kunde König.
